المرصد

5 أخطاء تكنولوجية ترتكبها الشركات

5 أخطاء تكنولوجية ترتكبها الشركات
كُتب بواسطة مشرف الموقع
5 أخطاء تكنولوجية ترتكبها الشركات

5 أخطاء تكنولوجية ترتكبها الشركات

من مميزات الشركات الناجحة، قدرتها على مواكبة التطور التكنولوجي، وإدخال أحدث منظومات الحوسبة الإدارية إلى نظامها الداخلي. فضلاً عن حرصها المستمر على تطوير مهارات موظفيها، لتجنب إساءة استخدام الوسائل التكنولوجية المعتمدة لتسيير شؤون العمل.
تشتهر شركات التكنولوجيا بابتكاراتها وذكاء العاملين فيها، لكن ما مقدار معرفتها بالتكنولوجيا؟ على هذا الصعيد، هناك 5 مجالات في الشركات تحتاج إلى تحسين، فيما يجهل أفضل خبراء التكنولوجيا ماهية الأدوات الصحيحة التي تناسبها. وفي ما يلي بعض الأخطاء التي ترتكبها الشركات، وبعض النصائح التي تتيح لها تسيير أعمالها بفعالية، لتتمكن من التركيز على الأمور المهمة.
1. الفشل في إدارة المشاريع: تعمد الشركات الصغيرة والناشئة في بداياتها، إلى إدارة المشاريع بطريقة غير رسمية عبر البريد الإلكتروني، أو باستخدام الجداول الحسابية. لكن مع تراكم الرسائل والنماذج تخرج هذه المشاريع عن السيطرة، وبالتالي يجهل الموظفون طبيعة المشروع وحجم المسؤوليات التي تقع على عاتقهم، وطبيعة النتائج التي يجب أن يحققوها على وجه التحديد.
لكن يوجد حل بسيط لهذه المشكلة، وهو أن تتبدّل المهمات المتعلقة بالمشروع والموارد ومواعيد التسليم النهائية، ببرمجية إدارة المشاريع السحابية، التي تعد مناسبة لتتبع جميع الأمور المتعلقة بالمشاريع بسلاسة. ويوجد عدد من الأدوات التي تعمل بهذه البرمجية مثل: (أسانا-Asana) و(بوديو-Podio) وتريلو-Trello) ويمكن استخدامها بسهولة لقياس أي مشروع مهما كان حجمه.
2. عدم الكفاءة في إدارة البريد الإلكتروني: يعد استخدام البريد الإلكتروني سبباً رئيساً لإضاعة الوقت في مكان العمل. وبالرغم من أنه من وسائل التواصل الرئيسة في حياتنا، إلا أن أغلب الأشخاص لا يعلمون الكيفية الصحيحة لإدارة صندوق البريد الوارد بكفاءة وفعالية، أو كيفية كتابة رسائل مختصرة وواضحة، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت.
لذلك، يفضل أن تخطط مسار يومك بشكل أكثر تنظيماً. ففي الصباح، يكون دماغك أكثر كفاءة وفعالية، ويمكنك حينئذ تصفح صندوق البريد الوارد، والتعامل مع الرسائل الطارئة أو الصعبة على الفور. بعد ذلك، اقرأ بريدك مرة أخرى لتتبع الرسائل الباقية.
بالإضافة إلى ذلك، اعرف متى تستخدم البريد الإلكتروني بطريقة صحيحة. فإن كان بمقدورك أن توصل الفكرة الأساسية من خلال جمل بسيطة، أرسلها عبر البريد الإلكتروني، وإن لم تتمكن أوصلها عبر الهاتف. وهي طريقة فعالة لئلا يمتلئ صندوق الوارد بعدد كبير من الرسائل والردود. وبدلاً من إرسال رسالة إلكترونية مؤلفة من جملة واحدة، أرسل رسالة فورية عبر الهاتف أو اذهب تحدث إلى الشخص المعني بشكل مباشر.
3. نسخ الملفات المتضاربة: يجري تخزين كمية كبيرة من معلومات الشركات، كالبيانات المالية وسندات البيع رقمياً. ويعمد أغلب الأشخاص إلى إرفاق هذه الوثائق بالرسائل الإلكترونية ويتبادلونها مع زملائهم، فيجري كل واحد منهما تعديلات معينة على الملف المعني ثم يعيدون إرساله، مما يؤدي إلى وجود نسخ متضاربة من الملف نفسه، وبالتالي يجهلون مكان الملف المحدّث أخيراً.
لذلك، ينبغي اعتماد ملفات تخزين موصولة بالإنترنت، تتيح لجميع العاملين الوصول إلى الملف المعني والتعديل عليه، دون الحاجة إلى حفظ نسخ منه. وهذا الأمر يسهل تتبع التحديثات الجارية. ومن الأدوات التي تتيح ذلك: (غوغل درايف- Google Drive) و(دروب بوكس- Dropbox).
4. المخاطر الأمنية: يتعرض فريق العمل كله للخطر، عندما تتم قرصنة البريد الإلكتروني الخاص بأحد الموظفين، إذ يصبح بإمكان المتسلل الوصول إلى قائمة معارفه أيضاً. علاوة على ذلك، يعد توحيد الرقم السري ذاته لأكثر من حساب على المواقع الإلكترونية خطراً جداً؛ لأن اختراق حساب واحد، يعرض باقي الحسابات التي تحتوي على الرقم السري نفسه إلى الخطر.
لذلك، استخدم كلمات سرية طويلة، وخصص لكل حساب رقماً سرياً خاصاً به، للتقليل من احتمالات تعرضك لخطر التسلل. وقد يكون من الصعب عليك حفظ أرقامك السرية لا سيما الطويلة منها، لهذا عليك الاحتفاظ بها في ملفات منفصلة وغير ملفتة، وتحت مسميات عامة.
5. نقص موارد وسائل التواصل الاجتماعي: إن اتباع استراتيجية لإدارة وسائل التواصل الاجتماعي، من خلال العمل على تغطية أكثر من شبكة اجتماعية واحدة أمر مهم ومفيد؛ فمراقبة هذه الشبكات ونشر المعلومات عليها واحدة تلو الأخرى خلال أيام الأسبوع، أمر غير فعال ومرهق. لهذا، يفضل استخدام منصات إدارة مواقع التواصل الاجتماعي، التي تتيح لأي فريق عمل أن يراقب وينشر المحتوى في كافة حساباته على شبكات التواصل دفعة واحدة، مما يوفر جهداً ووقتاً إضافيين. ومن هذه المنصات: (هوت سوت- HootSuite) التي تتيح إدارة 10 حسابات عبر شاشة واحدة.
وفي غالب الأحيان، لا يوجد حل واحد يناسب جميع المشكلات، كما أن الفجوة المتنامية بين مهارات الموظفين، تجعل من المهم الاستمرار في تطوير هذه المهارات، كي نتمكن من مواكبة التطور المستمر في عالم التكنولوجيا.

عن الكاتب

مشرف الموقع

اترك تعليقا

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.