تعرف على البريد الإليكتروني وعلى استخداماته المتعددة

تعرف على البريد الإليكتروني وعلى استخداماته المتعددة وما تحتاج إليه لكي ترسل رسائل بريد إليكتروني وتستقبلها. تعرف أيضا على بعض أجهزة تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات التي تحتاج إليها لكي تستخدم البريد الإليكتروني.

البريد الإليكتروني

     من البرامج الأخرى المتاحة على الإنترنت برامج البريد الإليكتروني التي تساعد في إرسال واستقبال الرسائل من أي مكان في العالم بشكل إليكتروني وبتكلفة المكالمة الهاتفية المحلية. فالاتصال بالإنترنت عادةً ما يتم عن طريق أحد مزودي خدمة الإنترنت والذي يكون الاتصال به بدوره من هاتف محلي . وبمجرد أن يتم الدخول الفعلي على الإنترنت ، يكون في إمكانك إرسال واستقبال الرسائل سواءٌ تم ذلك في حدود دولتك أم المنطقة التي تقطن بها أم من أي مكان آخر في العالم ، دون تحمل تكلفة المكالمات الدولية الباهظة. وتنطبق الفكرة  نفسها على إمكانية استعراض صفحات الويب بشكل عام .

استخدامات البريد الإليكتروني E- mail

عندما ترسل رسالة بالبريد الإليكتروني، فإن هذه العملية تتم بصورة فورية. وهذا سيفيدك كثيرا وخاصة عند إرسال رسالة لشخص ما في بلد آخر. وبالإضافة إلى ذلك، وبخلاف استخدام الهاتف، لا يجب أن تقلق بشأن ما  إذا كان مستقبل الرسالة الذي يعيش في الجانب الآخر من العالم موجودًا على الطرف الآخر من الاتصال أم لا. فيمكنه قراءة رسائل البريد الإليكتروني التي وصلته والرد عليها في أي وقت.

يمكن إرسال رسالة البريد الإليكتروني ذاتها إلى العديد من الأشخاص في الوقت ذاته. وقد يكون هذا مفيدا في أية بيئة عمل، ولكن من الممكن أن يتم استغلال هذه الإمكانية بشكل خاطئ؛ فيمكن الآن لأي شخص إرسال رسالة بريد إليكتروني عبر الإنترنت إلى ملايين الأشخاص. وهذه ممارسة خاطئة يدينها الكثير وتسمى هذه الرسائل في عالم الإنترنت بالرسائل غير المرغوب فيها (Spamming).

متطلبات استخدام البريد الإلكترونى

لكي تقوم بإرسال رسائل بريد إليكتروني واستقبالها، ستحتاج إلى حاسوب، إلى جانب بعض مكونات الحاسوب والبرامج ووسيلة اتصال مع الإنترنت.

أنواع البريد الإلكترونى

هناك نوعان أساسيان للبريد الإليكتروني يجب أن تعرفهما:

يتم إرسال رسائل البريد الإليكتروني الداخلية الخاصة بالشركة واستقبالها عن طريق الشبكة المحلية الخاصة للشركة. وهي نظام خاص لا يستطيع أي شخص من خارج الشركة الوصول إليه.

إذا كنت متصلا بالإنترنت، يمكنك إرسال واستقبال رسائل البريد الإليكتروني من الأشخاص أو الشركات المتصلة أيضا بالإنترنت.

ستحتاج إلى برنامج خاص بالبريد الإليكتروني حتى يمكنك إنشاء رسائل بريد إليكتروني وإرسالها، وقد بدأ الاتجاه الآن إلى تضمين ذلك في نظام ويندوز وأغلب الناس يقومون الآن بإنشاء رسائلهم داخل برنامج “مايكروسوفت وورد” ثم يستخدمون نظام ويندوز في إرسالها.

إذا كنت متصلا بالشبكة المحلية الخاصة بشركتك، فستحتاج إلى تركيب بطاقة (لوحة) شبكة في الحاسوب الذي تعمل عليه. وفي حالات كثيرة، يمكن استخدام نظام ويندوز في الاتصال بالحواسيب المتصلة بوحدة الخدمة التابعة لشركتك. وفي حالات أخرى، تستخدم الشركة برنامجا خاصا بالشبكات مثل Novell’s Netware.

وفي الشركات الكبيرة، عادة ما يتم توصيلك بالإنترنت عبر الشبكة المحلية الخاصة بالشركة. وأحيانا، تحتاج إلى توصيل مودم بالحاسوب الذي تعمل عليه حتى يمكنك الوصول إلى نظام الهاتف ثم إلى الإنترنت. وفي أغلب الأحوال، يقوم فريق الدعم في قسم تكنولوجيا المعلومات بمؤسستك بإعداد الإجراءات اللازمة لإتمام عملية الاتصال بالشبكة المحلية وبالإنترنت. وإذا كنت تعمل من المنزل أو مع شركة صغيرة، فإن إعداد عملية اتصال

بالإنترنت ليس صعبًا.

مقارنة بين تكاليف البريد الإليكتروني وتكاليف البريد التقليدي

إذا كنت ترسل رسالة عادية إلى العديد من الأشخاص، فقد يترتب عليك دفع مبلغ عن كل شخص ترسل إليه الرسالة. ولكن من أهم ما يميز البريد الإليكتروني أنك باستخدام البرنامج المناسب، يمكنك إرسال رسائل إلى شخص واحد أو العديد من الأشخاص تقريبا بالتكلفة ذاتها وهي لا تكاد تذكر مقارنةً بتكلفة إرسالها بالبريد العادي. وهناك ميزة أخرى للبريد الإليكتروني وهي أن إرسال الرسالة يكون فوريًا، سواء كان المستقبل في الغرفة المجاورة أم في الجانب الآخر من العالم. ويتميز البريد الإليكتروني عن الاتصال الهاتفي في أنك لا تحتاج إلى الاهتمام بكون الشخص المرسل إليه على الجانب الآخر في نفس الوقت. حيث ستكون الرسالة في انتظار مستقبلها عند وصوله إلى مكتبه.

إنشاء الإيميل

     عند تطرقنا لهذا الجزء من المنهج لابد من إعطاء مثال توضيحى قبل البدء فى شرح خطوات إنشاء الإيميل .

مثال :-

     عند دخولك لأى هيئة تبدأ فى التعامل معها لأول مرة لابد وأن يعطيك الموظف استمارة لملئ البيانات الخاصة بك حتى يسهل بعد ذلك التعامل معك أثناء زياراتك المتكررة بناءا على بياناتك السابقة .

وهذه الإستمارة عبارة عن مجموعة من الحقول التى تقوم انت بملئها سواء ببيانات تكتبها أو ببيانات تقوم باختيارها من الأختيارات المتاحة لك داخل الإستمارة وكذالك إنشاء الإيميل ( صندوق البريد الإلكترونى )هو عبارة عن عضوية فى أحد المواقع التى تقدم خدمة البريد الإلكترونى وللحصول على هذه العضوية لابد من ملئ استمارة إلكترونيه على هذا الموقع حتى تتمكن من الحصول على صندوق البريد الذى رغبت فى إنشاءه .

وصف البريد الإلكترونى

     هو عبارة عن مساحة مخصصة بإسمك الذى قمت باختياره مسبقا على أحد أجهزة الخادم المكونة لهذا الموقع ومبدئيا تكون مقسمة ألى خمسة أجزاء رئيسية هى :-

1. 1.    الصندوق الوارد In Box  

وهو الجزء المخصص لاستقبال الرسائل الواردة .

1. 2.    المراسلات المزعجة وغير الموثوق بها Junk

فى هذا الجزء يتم إستقبال المراسلات الغير معروفة المصدر أو الغير موثوق بها أمنيا .

1. 3.    المسودات Drafts

وهو الجزء الذى يتم فيه تخزين المراسلات التحضيرية مؤقتا قبل إرسالها .

1. 4.    المراسلات التى تم إرسالها Sent

وهو الجزء المخصص لإظهار بيانات المراسلات التى تم إرسالها بالفعل .

1. 5.    المحذوفات Deleted

وهو الجزء المخصص لحفظ المراسلات التى تم حذفها مؤقتا لحين التخلص منها نهائيا .

خطوات إنشاء الإيميل

     باختيار موقع GOOGLE كأحد المواقع التى تقدم خدمة البريد الإلكترونى يتم إتباع الخطوات التالية :-

1. فتح موقع Google
2. التحرك إلى الرابط الذى يسمى Gmail  وذلك بسهم لأعلى حيث أنه يوجد أعلى مربع التحرير الخاص بالبحث فى هذا الموقع والضغط عليه بمفتاح المسافة ليتم تحميل الصفحة المطلوبة .
3. التحرك داخل الصفحة الجديدة حتى رابط إنشاء حساب  Sign up  ثم الضغط عليه بمفتاح المسافة ليتم فتح الإستمارة الإلكترونية الخاصة بإنشاء صندوق البريد .
4. يتم الضغط على حرف ( E ) للوصول إلى أول مربع تحرير فى الإستمارة ويسمى الأسم الأول First name وبالضغط على مفتاح الإدخال enter يتم تنشيط وضع النماذج أى السماح بالكتابة وذلك حسب القواعد المتبعة طبقا لتعليمات برنامج قارئ الشاشة Jaws ثم لابد من إغلاق أو تعطيل وضع النماذج الذى يسمح بالكتابة وذلك بالضغط على مفتاح مؤشر الكمبيوتر ( علامة زائد ) ( + ) الموجود بلوحة الأرقام .
5. قم بالضغط على حرف ( E )  للوصول إلى مربع التحرير التالى ثم قم بتنفيذ الخطوات السابقة عنده .
6. قم بالضغط على حرف ( E )  للوصول إلى مربع التحرير المخصص لــ اسم تسجيل الدخول الذى تريده .وباتباع الخطوات السابقة مع هذا المربع ومربعات التحرير التالية له حتى تصل إلى مربع السرد الخاص بسؤال الأمان وبالضغط على مربع السرد بمفتاح الإدخال enter  قم بالتحرك بداخله بالسهم لإسفل حتى تختار السؤال المناسب ثم قم بالضغط على مفتاح مؤشر الكمبيوتر لإغلاق مربع السرد وتثبيت اختيارك .
7. تحرك إلى مربع التحرير التالى بالضغط على حرف ( E ) وهذا الحقل يسمى جواب السؤال الذى قمت باختياره مسبقا بعد إتباع الخطوات السابقة فى تعليمات الكتابة .
8. قم بالإنتقال إلى مربع التحرير التالى واسمه بريد الإسترداد الإلكترونى أو البريد البديل فى المواقع الأخرى والذى يستخدم فى حالة فقد كلمة السر لهذا الإيميل فلابد من وجود إيميل بديل ليتم إرسال كلمة السر عليه كتأكيد وتأمين للحساب .
9. قم بالتحرك بسهم لأسفل حتى مربع السرد التالى والذى يسمى الموقع الجغرافى ثم قم بالتعامل معه حسب القواعد السابقة .
10. فى هذه الخطوة يتم التحقق من صحة الكلمات وذلك بوجود صورة تحتوى على أحرف أو أرقام مشوهه يصعب رؤيتها ( لا يمكن تحليلها إلى أحرف أو أرقام إلكترونية ) إن هذه الخاصية غير متوفرة لذوى الإحتياجات البصرية ولذلك قام الموقع بتوفير رابط يسمى ( استمع وأكتب الأرقام هنا ) وبالضغط عليه بمفتاح المسافة تستمع إلى رسالة صوتية لابد من التركيز فيها جيدا حتى تتمكن من معرفة الأرقام المطلوبة ، ثم قم بعد ذلك بكتابة الأرقام فى الحقل المخصص لها .
11. قم بالتحرك بسهم لأسفل حتى تصل إلى الزر الخاص بالموافقة على إنشاء الحساب ثم قم بالضغط عليه بمفتاح المسافة .

وبتلك الخطوات السابقة يتم الإنتهاء من إنشاء الحساب وقد اصبح لديك الآن صندوق بريد إلكترونى على موقع googel

فتح البريد الإلكترونى

1. قم بفتح موقع googel .
2. افتح الرابط الخاص بــ Gmail
3. تحرك بالضغط على حرف ( E ) إلى مكان كتابة عنوان بريدك الإلكترونى .
4. اتبع التعليمات السابق شرحها فى التعامل مع مربعات التحرير .
5. قم بكتابة كلمة المرور فى الحقل التالى .
6. قم بالتحرك حتى زر تسجيل الدخول ثم اضغط عليه بمفتاح الإدخال enter  ليتم فتح الحساب أو ( البريد الإلكترونى ) .

التعامل مع المراسلات

أولا :- قراءة المراسلات الواردة

• بعد فتح الحساب حسب الخطوات السابقة توجد مجموعة من الروابط تجمعها لائحة واحدة وهم المجلدات الرئيسية الخاصة بصندوق البريد .
• اضغط على مفتاحى Insert + f7  لإظهار قائمة بالروابط .
• ثم تحرك بالأسهم داخل القائمة حتى تصل إلى صندوق الوارد أو ( علبة الوارد ) .
• قم بالضغط على مفتاح الإدخال enter ليتم فتح صندوق الوارد وبالتالى يتم عرض الرسائل الواردة على هيئة جدول منظم بكل رسالة .لكل رسالة صف خاص بها .
• قم بالتحرك على رأس الجدول المحتوى على المراسلات بطريقة مباشرة وذلك بالضغط على حرف ( T )  .
• تحرك بسهم لإسفل حتى يتم عرض المعلومات الخاصة بكل رسالة الموجودة على هيئة صف وكأنها معروضة بصورة رئيسية .

المعلومة الأولى مربع اختيار

وذلك لإختيار الرسالة لتنفيذ أحد الأوامر عليها .

المعلومة الثانية حالة القراءة

توضيح حالة القراءة ما إن كانت الرسالة غير مقروءة أم تم قراءتها مسبقا .

المعلومة الثالثة المرفقات

وفى هذه الحالة إذا ظهرت كلمة مرفقات أى أن الرسالة تحتوى على مرفقا .

اما فى حالة عدم وجود مرفقات يترك هذا الحقل فارغا .

المعلومة الرابعة اسم مرسل الرسالة

وهو الذى قام بإرسال الرسالة إليك .

المعلومة الخامسة موضوع الرسالة

يعبر عن مضمون الرسالة .

المعلومة السادسة تاريخ إرسال الرسالة

المعلومة السابعة حجم الرسالة

وعندما تتحرك بسهم لأسفل يتم تكرار المعلومات السبعة لكل رسالة

ملحوظة

يتم ترتيب المراسلات من الأحدث إلى الأقدم .

فتح رسالة محددة

    أثناء التحرك بين المراسلات عند وصولك إلى موضوع الرسالة المحددة المطلوب فتحها قم بالضغط على عنوان الرسالة بمفتاح المسافة حيث انه يتم التعليق عليه بانه من النوع رابط ليتم فتح الرسالة وذلك على النحو التالى :

1. تحرك بالضغط على حرف ( T ) للوصول إلى الجدول الخاص بالرسالة المفتوحة .
2. تحرك بالسهم لأسفل لتستعرض أجزاء الرسالة حسب الترتيب التالى :-

أ –  من ( from ) وهو الجزء الخاص باسم المرسل .

ب – إلى ( TO )   وهو الجزء الخاص باسم المرسل إليه .

ج – آخرون ( CC ) وهو الجزء الخاص بالعناوين الذى تم إرسال هذه الرسالة إليهم ايضا .

د – المرفقات ( attachments ) وهو الجزء الخاص بعرض الروابط الخاصة بالملفات المرفقة بالرسالة .

هـ – عنوان الرسالة ( subject ) والذى به تلميح عن مضمون الرسالة .

و – نص الرسالة وهو الجزء المخصص لمحتوى الرسالة .

وبذلك قد تم استعراض أجزاء الرسالة بالكامل .

 

 

أوامر هامة

 

• ·        حذف الرسالة

ويتم ذلك بالضغط على مفتاحى Insert + f7 ثم التحرك حتى أمر حذف والضغط عليه بمفتاح الإدخال enter ليتم حذف الرسالة المفتوحة حاليا .

• ·        الإنتقال إلى رسالة سابقة

     ويتم ذلك بالضغط على مفتاحى Insert + f7 ثم قم بالتحرك بالأسهم داخل قائمة الروابط حتى تصل إلى الرابط رسالة سابقة ثم اضغط عليه بمفتاح الإدخال enter ليتم بالفعل الإنتقال إلى الرسالة السابقة وفتحها ( الأحدث فى تاريخ الوصول ) .

• ·        الإنتقال إلى رسالة تالية

          ويتم ذلك بالضغط على مفتاحى Insert + f7 ثم قم بالتحرك بالأسهم داخل قائمة الروابط حتى تصل إلى الرابط رسالة تالية ثم اضغط عليه بمفتاح الإدخال enter ليتم بالفعل الإنتقال إلى الرسالة التالية وفتحها ( الأقدم فى تاريخ الوصول ) .

إرسال رسالة

     بعد تسجيل الدخول يمكنك الوصول إلى رابط يسمى جديد وذلك بالضغط على مفتاحى     Insert + f7  لفتح قائمة الروابط والتحرك بداخلها حتى الأمر أو الرابط جديد

• ثم قم بالضغط عليه بمفتاح الإدخال enter ليتم فتح نموذج رسالة جديدة فارغة .
• تحرك بالأسهم أو بالضغط على حرف ( E )  للوصول إلى مربع التحرير الخاص بـ  ( إلى ) أى حقل المرسل إليه .
• قم بكتابة عنوان البريد الإلكترونى مع إتباع القواعد الخاصة بالتعامل مع مربعات التحرير السابق شرحها .
• قم بالإنتقال إلى مربع التحرير الخاص بالموضوع ثم أكتب تلميحا عن الرسالة التى تريد إرسالها .
• ثم تحرك أيضا حتى مربع التحرير الخاص بنص الرسالة ثم أكتب الرسالة التى تريد إرسالها مع ملاحظة أنه فى مربع التحرير هذا يمكنك الضغط بمفتاح الإدخال Enter لتبدأ بكتابة سطر جديد دون إغلاق وضع النماذج ليسمح لك بتعدد الأسطر .

بعد الإنتهاء من تلك الخطوة قم بالضغط على مفتاحى Insert + f7  لفتح قائمة الروابط وتحرك بالأسهم حتى تصل إلى الأمر أو الرابط ( إرسال ) send ثم قم بالضغط عليه بمفتاح الإدخال Enter وبالتالى تظهر لك رسالة توضح لك أنه قد تم إرسال الرسالة بنجاح إلى المرسل إليه .